西安工业大学毕业生档案管理办法（试行） 毕业生档案管理工作是我院毕业生派遣工作中的重要组成部分，随着我院毕业生人数的增多，目前毕业生档案管理工作模式已经不适应形势的发展。为了做好毕业生派遣工作，使毕业生档案管理有章、有序地进行，现将毕业生档案管理有关问题说明如下，请各系认真执行。 一、毕业生档案的日常管理 1. 各院系要认真整理毕业生档案，按在册毕业生人数进行清理（每年3月底之前完成）。 2. 档案内容： 1）高考档案（高考志愿表、体检表、政审表、中学有关档案等）。 2）高等学校学生登记表 3）党团材料（团员档案、入党志愿书、思想汇报等）。 4）其它相关材料（如奖惩记录等）。 3．涉及留降级、转系的学生档案，请各院系及时整理、转交并做好交接记录（每年3月底之前完成）。 4．以上档案材料不完整或缺失，请各系及时与洪庆校区沟通、协调，弥补两校区间档案交接中的漏洞。各院系核实后将毕业生档案缺失情况于4月上旬报学生处。 二、关于毕业生考取研究生调取档案的几点说明 1．考取研究生的毕业生同学所持调档函必须经校毕业生就业指导中心签字、加盖公章后各院系方可调档，否则不予调档。 2．调取档案内容为现有材料，各院系将考取研究生的毕业生档案交至毕业生就业指导中心密封后邮寄。 3．考取研究生的毕业生剩余档案在派遣时按相关规定装档、邮寄。 三、毕业生档案装封、邮寄的几点说明 1．毕业生派遣时的档案除原有材料外，还需有以下材料： 1）高等学校毕业生登记表 2）学位批准书 3）学籍卡（复印件必须加盖院系公章） 4）档案转递通知单 5）报到通知单（报到证底联） 以上4）、5）两项内容由就业指导中心发放，各院系按规定填写。 2．装档：各院系将完整的毕业生档案内容整理好，装入规定信封（就业中心领取），如有材料残缺，请在信封上用铅笔注明。 3．信封封皮填写：毕业生档案信封填写由学生处统一组织，抽调各院系有关人员集中填写。 4．密封：各院系整理、分装之后，将档案袋统一封好。 5．邮寄：档案封存之后，到校就业指导中心按校办、学生处提供毕业生档案转寄名单顺序打捆（每15人一捆），由就业中心统一邮寄。 五、本办法解释权归学生处，如有未尽事宜，请与学生处（就业中心）联系。 学 生 处 2003年3月18日